Метод автоматизації для «Автомагістраль-Південь» від SMART business Фото надано прес-службою
«Автомагістраль-Південь» – один з лідерів українського сегменту дорожнього та інфраструктурного будівництва, який постійно тестує та у великих масштабах впроваджує нові рішення: від автоматизованих систем керування технікою до сучасного контролю якості. Зокрема, вагомим кроком у розвитку фірми стала автоматизація керівництва внутрішніми процесами. Для відмови від паперового документообігу, прискорення обробки відомостей та узгодження даних між усіма бізнес-системами, «Автомагістраль-Південь» звернулася до SMART business. Розповідаємо подробиці
Що послужило підґрунтям для впровадження: ключові чинники, які обумовили потребу в новій ERP
Генеральний директор фірми Микола Тимофєєв згадує, як декілька років тому інтенсивне зростання бізнесу, збільшення географії об’єктів та підвищення їхньої комплексності висунули серйозні вимоги до системи керівництва, яка мала б забезпечити дієвий контроль та злагодженість бізнес-процесів.
Повномасштабна агресія Росії в Україну призупинила вирішення цього питання, однак згодом воно стало ще більш необхідним. Адже під час війни «Автомагістраль-Південь» довелося оперативно переключитися на інші завдання – від відновлення пошкодженої інфраструктури до зведення захисних споруд.
Попередня облікова система вже не могла забезпечити необхідну продуктивність та відповідати розвитку бізнесу в умовах нових викликів. Розірвані інструменти, такі як численні таблиці, мобільні застосунки, системи для вагових комплексів та сканерів штрих-кодів, не діяли злагоджено. Дані копіювалися, виникали розбіжності, а узгодження інформації між підрозділами займало занадто багато часу.
Щоб усунути ці прогалини та відповідати актуальним вимогам, в центрі мала бути сучасна ERP-платформа, яка б забезпечила таку функціональність, як:
автоматизація початкового обліку
інтеграція з ваговими комплексами для автоматичного обліку
контроль будівництва в режимі реального часу
зручна аналітика
Водночас, на відміну від ритейлу чи дистрибуції, де вже існують десятки відпрацьованих кейсів автоматизації, вибір готових ERP-систем для інфраструктурного будівництва значно менший. Це означало, що «Автомагістраль-Південь» мала стати першопрохідцем, формуючи галузевий стандарт впровадження ERP. Після аналізу ринку фірма обрала систему Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ключовими аргументами на користь цієї ERP стали такі переваги:
гнучкі можливості кастомізації
наявність української локалізації
об’єднання ключових бізнес-модулів (бухгалтерії, податкового обліку, управлінського та кадрового контролю, планування виробничих процесів і ресурсів тощо)
зрозуміла модель ліцензування
міжнародне визнання (так, Microsoft Dynamics 365 Business Central зайняла перше місце серед ERP-рішень у рейтингу Forbes USA)
наявність прикладів застосування на підприємствах зі схожою бізнес-моделлю
Вибравши платформу, «Автомагістраль-Південь» зосередилася на пошуку надійного вендора. Вибір зупинили на SMART business – компанії, яка підтвердила свій статус провідного партнера Microsoft, отримавши всі шість доступних відзнак Solutions Partner Designations. Такий рівень експертизи гарантував впевненість у якості впровадження та відповідності міжнародним стандартам, вирішили у фірмі.
Як відбувалася інтеграція ERP-системи: етапи впровадження
На початку проєкту SMART business організувала низку воркшопів разом з ключовими фахівцями клієнта. До обговорень були залучені співробітники департаментів управлінського та бухгалтерського обліку, будівництва, логістики, постачання, механізації та транспорту, а також кошторисно-договірного, юридичного та відділу контролю якості. Головною метою цих сесій було детальне опрацювання бізнес-процесів, щоб заздалегідь виявити проблемні місця, пріоритетні завдання та сформувати дорожню карту для налаштування системи.
На наступному етапі команда SMART business показала, як щоденні операції фірми будуть відображатися у стандартному функціоналі Microsoft Dynamics 365 Business Central. При цьому фахівці акцентували на тих процесах, де стандартна конфігурація повністю відповідає потребам бізнесу, а там, де була доцільною оптимізація, пропонували дієві рішення з мінімальним впливом на чинні процеси.
Галузеві налаштування ERP-системи та функціональність, що забезпечили найбільшу цінність
Фірма «Автомагістраль-Південь» разом зі SMART business реалізувала низку галузевих адаптацій Microsoft Dynamics 365 Business Central, які враховують специфіку дорожньо-будівельної сфери.
1. Облік робочого часу, витрат і зарплатні нарахування – ERP-система була налаштована так, щоб враховувати особливості великого штату та складну структуру підрозділів компанії. Тепер процеси обліку робочого часу та нарахування витрат на відрядження повністю автоматизовані. Відмова від паперових табелів скоротила ручну роботу, зменшила ризики помилок та забезпечила прозорість нарахувань, одночасно підвищивши контроль та ефективність управління ресурсами.
2. Модуль будівництва інтегрований з додатком для майстрів – майстри отримали цифровий інструмент для роботи без паперових форм на дільницях:
- завдання на зміну надходять у спеціальний додаток в режимі реального часу;
- у системі відображаються актуальні залишки матеріалів на об’єкті, що підвищує рівень контролю та дає змогу майстрам оперативно планувати роботу й замовляти необхідні ресурси без затримок;
- майстри оформлюють отримання та здійснюють замовлення товарно-матеріальних цінностей безпосередньо з об’єкта;
- звіти про виконану роботу автоматично передаються з додатку в ERP-систему Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Це дало змогу значно скоротити час на оформлення звітів та повністю виключило необхідність вручну переносити інформацію з паперових документів у систему.
3. Модуль транспорту налаштований під додаток для водіїв – водіям більше не доводиться вручну заповнювати показники одометра чи маршрути на паперових бланках. Вся необхідна інформація вводиться безпосередньо в додаток, а система автоматично:
- генерує та об’єднує дорожні та маршрутні листи;
- синхронізує дані з вагових комплексів;
- забезпечує максимальну прозорість перевезень й прозорий контроль пального та маршрутів.
4. Модуль сервісу для додатка механіків – механіки отримали можливість швидко фіксувати стан техніки, виконані та заплановані ремонтні роботи. Усі дані автоматично синхронізуються з ERP, скорочуючи час на комунікацію між підрозділами та прискорюючи повернення техніки в експлуатацію.
У результаті Microsoft Dynamics 365 Business Central об’єднала всі підрозділи «Автомагістраль-Південь» в єдиному цифровому просторі.
Додаткові функціональні можливості, які стали корисними у щоденній роботі
Фірма «Автомагістраль-Південь» звернула увагу на одну з функцій, яка суттєво спростила внутрішні процеси – автоматичне коригування собівартості. У випадках, коли документи вводяться не за хронологією, система самостійно оновлює фінансові показники, враховуючи нові дані, що впливають на вартість товарів чи матеріалів. Це дозволяє уникнути ручного перегляду та повторного проведення документів. Завдяки автоматичному перерахунку за всім ланцюгом пов’язаних операцій фірма отримує точні дані без затримок та зайвих витрат часу.
Ще один аспект, на який клієнт додатково звернув увагу – окреме ведення кількісного та вартісного обліку. Система дозволяє фіксувати фізичне переміщення товару незалежно від фінансових показників, які можуть уточнюватися пізніше, після отримання відповідних документів. Такий підхід виявився зручним для оперативного контролю складських залишків, навіть коли фінансова інформація ще в обробці. Після підтвердження кількісних даних у документі система блокує можливість їх редагування, навіть заднім числом. Для фірми це стало важливим кроком до прозорого та контрольованого обліку.
Плани на подальший розвиток цифрової екосистеми «Автомагістраль-Південь»
Наступним кроком компанії стала інтеграція Autodesk Construction Cloud, сучасної хмарної платформи для комплексного управління будівельними проєктами. Вона об’єднує всі етапи реалізації – від планування до здачі – в єдиному цифровому просторі. Синхронізація цієї платформи з Business Central дозволить поєднати фінансовий облік із реальним ходом робіт, забезпечуючи прозорість і контроль на всіх рівнях.
Паралельно «Автомагістраль-Південь» уважно відстежує оновлення Microsoft Dynamics 365 Business Central, щоб своєчасно впроваджувати інновації та зберігати технологічну перевагу. А у межах довгострокової ІТ-стратегії «Автомагістраль-Південь» активно досліджує додаткові рішення від SMART business, які можуть посилити управлінську ефективність.
Залиште запит – і команда експертів SMART business зв’яжеться з вами для першої консультації.
Якщо ви також прагнете стати новатором у цифровій трансформації своєї галузі або інтегрувати міжнародні практики управління та побудувати IT-екосистему, яка працює на результат, команда SMART business допоможе підібрати оптимальне рішення або створити індивідуальну систему під ваші потреби.